Archiver – faire simple ou compliqué?

L'obligation de la conservation des e-mails durant 10 ans peut être résolue de manière interne ou externe.

La solution moins adéquate

L'archivage interne signifie que vous investissez dans un système d'archives. Celui-ci sera relié à votre serveur mail de sorte que chaque e-mail entrant ou sortant sera retranscrit de manière numérique (afin de garder l'intégrité du document), pour garantir la lisibilité du document dans 10 ans. Pour des raisons de sécurité, l'original et une copie seront conservés dans des lieux sûrs et différents. Ce procédé demande beaucoup de moyens financiers et matériel (hardware et logiciels) et beaucoup de temps à vos administrateurs IT. En outre, vous pouvez être certain que ces investissements ne dégagent aucun profit à l'entreprise. Surtout qu'en vertu de la loi, vous êtes tenu de conserver ces documents.

La solution plus adéquate

Il est avantageux de déléguer soit externaliser ce problème à une entreprise comme Spamchek, spécialisée dans l'archivage des e-mails et le filtrage des spams et virus et qui en fait son activité principale. Pour nous, cela vaut la peine d'investir dans des serveurs de pointe et de développer des logiciels pour avoir des retours sur investissements. Stocker les archives n'est pas une activité rentable pour votre entreprise; l'externalisation vous permet de libérer des ressources pour les combiner de manière productive, de sorte que vous déchargez l'infrastructure IT et profitez d'une solution soigneusement réfléchie, donc une solution moins coûteuse que l'archivage interne. En fin de compte, pourquoi ne pas opter pour la meilleure solution qui permet de faire des économies, en misant sur Spamchek et son archivage d'e-mails?