Archivieren – einfach oder kompliziert?

Sie können das Problem mit der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht von E-Mails entweder intern oder extern lösen.

Die weniger gute Lösung

Intern bedeutet: Sie investieren in ein Archivierungssystem, welches an Ihren Mailserver gekoppelt ist und jede ein- oder ausgehende E-Mail erstens digital signiert (damit die Integrität des Dokuments gewährleistet ist) und zweitens so speichert, dass die Daten auch in zehn Jahren noch lesbar sind. Aus Gründen der Datensicherheit müssen Sie zudem eine Kopie erstellen und dann Original und Kopie an verschiedenen Orten geschützt aufbewahren. Das kostet erstens Sie viel Geld für Hard- und Software und zweitens Ihre IT-Administratoren viel Zeit und Nerven. Vor allem aber können Sie sicher sein, dass diese Investition nie auch nur die geringste Rendite abwerfen wird. Andererseits sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, etwas zu unternehmen.

Die bessere Lösung

Wesentlich vorteilhafter ist es, sowohl das Problem als auch dessen Lösung zu delegieren. An einen Spezialisten wie Spamchek, dessen Kerngeschäft solch unrentable Aufgaben wie E-Mail-Archivierung oder Spam- und Virenfilterung sind. Im Gegensatz zu Ihnen lohnt es sich für uns, in Hochleistungsserver zu investieren und aufwändige Software zu entwickeln – damit verdienen wir unser tägliches Brot. Eine unrentable Aufgabe auszulagern, bedeutet für Sie: Sie setzen blockierte Ressourcen frei für rentable Arbeiten, Sie entlasten Ihre IT- Infrastruktur, und Sie profitieren gleichzeitig von einer überlegenen Lösung, die Sie intern viel mehr kosten würde. Unter dem Strich spricht also alles dafür, für eine bessere Lösung weniger zu bezahlen und Spamchek mit der E-Mail-Archivierung zu betrauen.