Spamchek
Compliance-Archivierung

Ob Sie wollen oder nicht, spielt keine Rolle – Sie müssen E-Mails während zehn Jahren archivieren. Das Gesetz schreibt vor, sämtliche geschäftsrelevante Korrespondenz während 10 Jahren aufzubewahren (Art. 962 OR). Und dazu gehören heute auch E-Mails. Übrigens ist mit «Sie» nicht der IT-Administrator eines Unternehmens gemeint, sondern die Geschäftsleitung oder der Verwaltungsrat. Denn diesen Organen drohen Busse oder Freiheitsentzug, wenn die gesetzlichen Vorschriften nicht eingehalten werden.

Wenn Sie schon müssen, dann sollten Sie die Pflicht mit möglichst wenig Aufwand erledigen. Also möglichst günstig und möglichst ohne eigene Ressourcen zu binden. Genau das ermöglicht Ihnen die Spamchek Compliance-Archivierung: Sie archiviert sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails Ihres Unternehmens. Automatisch. Während zehn Jahren. Ohne, dass Sie etwas dafür tun müssen. Ohne Installation, ohne Investition.

So einfach funktioniert die Spamchek Compliance Archivierung:

1. Ihr IT-Administrator muss lediglich die Konfiguration Ihres Mailservers ändern, sodass alle ausgehenden Mails über unsere Server laufen. Das dauert maximal fünf Minuten. Und damit ist die Sache auch schon erledigt.
2. Auf unseren Hochleistungsservern erstellen wir von jeder ausgehenden Mail eine Kopie und versehen sie mit einer digitalen Signatur. Damit ist die E-Mail archivfest, denn sie kann nicht mehr verändert werden, ohne dass man es sehen würde.
3. Die Kopie wird überdies verschlüsselt. Den einzigen Schlüssel haben Sie; ausser Ihnen kann niemand Ihre E-Mails lesen.
4. Die signierte und verschlüsselte Mail bleibt während sechs Monaten auf unseren – selbstverständlich redundanten – Servern gespeichert. Danach überspielen wir sie auf Band. Besser gesagt: auf zwei Bänder. Diese haben eine Lebensdauer von mindestens 10 Jahren und werden an zwei verschiedenen, sehr gut gesicherten Orten eingelagert.
5. Ohne anders lautende Vereinbarung vernichten wir die archivierten Daten nach zehn Jahren automatisch.

Und was, wenn Sie eine archivierte E-Mail benötigen?

Dann senden Sie uns eine E-Mail und teilen uns den Zeitraum mit, in welchem die gesuchte E-Mail empfangen oder verschickt wurde. Auf den Tag genau oder aufs Jahr. Und Sie erhalten von uns sämtliche E- Mails dieses Zeitraums auf einem geeigneten Datenträger oder als Download. Um die E-Mails lesen zu können, geben Sie Ihren Schlüssel ein – et voila.

Was das Gesetz verlangt – mit minimalem Aufwand für Sie

Spamchek Compliance archiviert Ihre E-Mails entsprechend den gesetzlichen Vorschriften. Ohne, dass Sie mehr dafür tun müssten, als zwei kleine Dateien in Ihrem Mailserver zu ändern. Ihr Aufwand ist minimal: Sie bezahlen eine jährliche Gebühr pro User, anstatt laufend in Hard- und Software und deren Unterhalt zu investieren.

Spam mitarchivieren?

Aus einem einfachen Grund empfehlen wir, Spamchek Compliance mit der Spamchek Spam- und Virenfilterung zu kombinieren: Da Spamchek Compliance erstens sämtliche eingehende Mail archiviert und zweitens der Spamanteil aller E-Mails rund 90% ausmacht, wird es viel schwieriger, eine bestimmte Mail in einem ungefilterten Archiv zu finden.

Wünschen Sie individuellen Online-Zugang zu Ihrem E-Mail-Archiv?

Dann empfehlen wir Ihnen die Spamchek Online-Archivierung – diese kombiniert das Spamchek Compliance-Archiv mit einem Online-Zugang für jeden User.